Centralny Rejestr Umów już od 1 lipca 2026 r.

ANALIZY | KOMENTARZE - SAS 1 / 2026

Po wielu latach odsuwania w czasie terminu uruchomienia Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) wydaje się, że w końcu nadejdzie ten dzień. Sejm przyjął bowiem (4 grudnia 2025 r.) nowelizację przepisów, które najprawdopodobniej po raz ostatni przesunęły termin uruchomienia CRU – na dzień 1 lipca 2026 r. Jednocześnie w istotny sposób zmodyfikowano zakres informacji, które będą w tym rejestrze publikowane.

W tym dniu wejdą w życie trzy przepisy dodane do ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2025 r., poz. 1483 z późn. zm.), które regulują tę problematykę – art. 34a, art. 34b i art. 34d. Przepisy te obejmują obowiązek stosowania CRU przez wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, a więc także przez gminy, powiaty i województwa oraz ich jednostki organizacyjne, takie jak: samorządowe zakłady budżetowe, samorządowe jednostki budżetowe czy też samorządowe instytucje kultury. Obowiązek w tym zakresie nie będzie więc dotyczyć tych samorządowych jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych, np. spółek komunalnych.

IDEA I CEL CRU

Wprowadzenie CRU ma z założenia na celu zwiększenie przejrzystości gospodarowania środkami publicznymi oraz ujednolicenie zasad ujawniania informacji o umowach zawieranych przez podmioty publiczne. Nie sposób nie zauważyć, że dotychczas dane te albo w ogóle nie były publikowane (lecz udostępniane na wniosek w trybie dostępu do informacji publicznej), albo też były rozproszone – publikowane w BIP czy też niekiedy w prowadzonych lokalnie i nieobowiązkowo własnych rejestrach umów. Nowe rozwiązanie zakłada utworzenie i funkcjonowanie jednego ogólnokrajowego systemu teleinformatycznego, w którym informacje o umowach będą jawne, możliwe do łatwego wyszukania, a przy tym dostępne w jednolitym standardzie.
Z punktu widzenia JST istotne jest to, że obowiązek ten nie ma charakteru fakultatywnego – jest to wprost określony obowiązek ustawowy, którego realizacja została przypisana kierownikowi jednostki sektora finansów publicznych.

PODMIOT ODPOWIEDZIALNY ZA REALIZACJĘ OBOWIĄZKU

Ustawodawca jednoznacznie wskazuje, że za udostępnianie i aktualizowanie informacji w CRU odpowiada kierownik jednostki. W realiach samorządowych oznacza to odpowiednio wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starostę albo marszałka województwa, a w przypadku samorządowych jednostek organizacyjnych kierownika danej jednostki. To właśnie kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za prawidłowość, kompletność i terminowość danych wprowadzanych do rejestru (o czym szerzej w dalszej części artykułu).
Warto przy tym podkreślić, że choć w praktyce czynności techniczne będą wykonywane przez wyznaczonych pracowników, to odpowiedzialność prawna – w tym zwłaszcza w zakresie ochrony danych osobowych – pozostaje po stronie kierownika jednostki i nie może być przeniesiona na inne osoby.

^{JAKIE UMOWY PODLEGAJĄ UJAWNIENIU?}

Obowiązek ujawnienia dotyczy umów, które stanowią zamówienie w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz zostały zawarte w jednej z form przewidzianych przez ustawodawcę (pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, np. aktu notarialnego). Przepisy ustawy nie różnicują przy tym umów ze względu na ich wartość (ostatecznie zrezygnowano w ogóle z minimalnego poziomu wartości umowy i w CRU umieszczane będą wszystkie umowy, nawet o wartości 1 grosza), tryb udzielenia ani źródło finansowania. Oznacza to, że zarówno umowy zawierane w reżimie p.z.p., jak i zamówienia udzielane poza tą ustawą (w tzw. trybie podprogowym albo z uwagi na określone wyłączenie stosowania przepisów p.z.p.), co do zasady podlegają ujawnieniu w CRU.
Szczególną uwagę należy zwrócić na umowy zawierane „na rzecz” jednostki sektora finansów publicznych. W przypadku gdy umowa została zawarta na rzecz jednostki sektora finansów publicznych, obowiązki w zakresie ujawniania danych w CRU wykonuje kierownik jednostki, na rzecz której zawarto tę umowę. Również jeżeli umowa została zawarta przez organ władzy publicznej lub na rzecz tego organu, to obowiązek ujawnienia informacji spoczywa na kierowniku jednostki obsługującej ten organ. Podobnie jest w przypadku umów zawieranych na rzecz kilku jednostek jednocześnie – każda z nich odpowiada za ujawnienie informacji w zakresie, w jakim umowa jej dotyczy.

WYŁĄCZENIA Z OBOWIĄZKU UJAWNIANIA

Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń, które w praktyce będą miały niezwykle istotne znaczenie, także dla JST. Nie wszystkie bowiem umowy muszą, a nawet mogą być ujawniane w CRU. Dotyczy to w szczególności umów objętych wyłączeniami przewidzianymi w Prawie zamówień publicznych, umów związanych z obronnością i bezpieczeństwem, a także takich, których ujawnienie mogłoby zagrozić interesom państwa lub bezpieczeństwu infrastruktury krytycznej. W CRU nie będą udostępnianie także umowy o pracę.
Niezależnie od tego w CRU nie ujawnia się informacji, do których dostęp podlega ograniczeniu na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej, w tym ze względu na ochronę prywatności osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. W takich przypadkach ustawodawca wymaga jednak, aby w CRU wskazać podstawę prawną wyłączenia jawności oraz organ lub osobę, która tej decyzji dokonała. Nie jest zatem dopuszczalne całkowite „pominięcie” umowy bez śladu w CRU, jeżeli jedyną przeszkodą jest ograniczenie jawności określonych informacji (nie umowy!). Innymi słowy ograniczenia z ustawy o dostępie do informacji publicznej nie wyłączają obowiązku ujawnienia samej umowy w CRU, lecz jedynie informacji z tej umowy, które takim ograniczeniom podlegają.

ZAKRES UJAWNIANYCH DANYCH

Ustawodawca określa minimalny zakres informacji, które muszą zostać udostępnione w CRU. Obejmuje on podstawowe dane identyfikujące umowę, takie jak:

• numer umowy – o ile taki numer nadano;
• datę zawarcia umowy;
• okres, na jaki umowa została zawarta;
• oznaczenie stron umowy;
• wskazanie przedmiotu umowy;
• wartość umowy;
• wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3 u.f.p., tj. środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub innych źródeł zagranicznych;
• status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy;
• podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji – w przypadku, o którym mowa powyżej;
• podstawę dokonania aktualizacji informacji określonych w pkt 1–9, o ile dokonano takiej aktualizacji.

Rejestr ma również odzwierciedlać wszystkie dokonywane modyfikacje danej umowy (w szczególności więc ich aneksowanie) – stąd obowiązek aktualizowania informacji o jej statusie, zmianach czy zakończeniu obowiązywania. Przepisy dopuszczają przy tym możliwość ujawniania dodatkowych informacji, pod warunkiem, że nie stanowią one danych osobowych.

TERMINY I AKTUALIZACJA DANYCH

Informacje o umowie powinny zostać wprowadzone do CRU bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 30 dni od dnia jej zawarcia. Ten sam termin obowiązuje w przypadku każdej zmiany danych dotyczących umowy, na przykład aneksu lub rozwiązania umowy. Ustawodawca przewiduje przy tym jedynie jeden wyjątek od tej zasady – do biegu terminu nie wlicza się dni, w których system teleinformatyczny był niedostępny z powodu awarii ogłoszonej przez Ministra Finansów.

SYSTEM TELEINFORMATYCZNY I ROLE ADMINISTRACYJNE

CRU funkcjonuje w systemie teleinformatycznym zapewnianym przez Ministra Finansów. Minister odpowiada za jego techniczne utrzymanie, informowanie o awariach oraz określenie warunków korzystania z systemu. Jednocześnie pełni on rolę administratora danych użytkowników kont.
Kierownik jednostki sektora finansów publicznych występuje natomiast o założenie konta dla jednostki, wyznacza użytkowników oraz odpowiada za dane dotyczące umów wprowadzane do systemu. To właśnie kierownik jednostki jest administratorem danych w tym zakresie i to on wykonuje obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

JAWNOŚĆ I USUWANIE DANYCH

Centralny Rejestr Umów jest jawny i dostępny publicznie. Informacje w nim zawarte mogą być wyszukiwane i wykorzystywane jako informacje sektora publicznego do ponownego wykorzystywania, nieodpłatnie i na zasadach określonych przez Ministra Finansów. Dane dotyczące umów nie są jednak przechowywane bezterminowo
– po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać, informacje o niej są usuwane z rejestru.

ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE I ZNACZENIE PRAKTYCZNE

Art. 34d u.f.p. przewiduje wydanie przez Ministra Finansów rozporządzenia, które doprecyzuje wiele kluczowych kwestii praktycznych, w tym sposób ustalania wartości umowy, szczegółowy zakres ujawnianych danych, rodzaje kont użytkowników oraz zasady uwierzytelniania. Dla jednostek samorządu terytorialnego będzie to akt o fundamentalnym znaczeniu, determinujący codzienną obsługę Centralnego Rejestru Umów.

PODSUMOWANIE

Wejście w życie przepisów o Centralnym Rejestrze Umów oznacza istotną zmianę w sposobie realizacji zasady jawności finansów publicznych. Dla JST jest to obowiązek wymagający nie tylko technicznego dostępu do systemu, lecz także przemyślenia wewnętrznych procedur, podziału ról oraz odpowiedniego przygotowania pracowników. Prawidłowe wdrożenie nowych regulacji pozwoli ograniczyć ryzyko błędów, zapewnić terminowość działań i uniknąć negatywnych konsekwencji prawnych.

Mateusz Karciarz

prawnik w Kancelarii Radców Prawnych
Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy
sp.k. w Poznaniu

SPIS TREŚCI