E-Doręczenia w JST – czy już obowiązują?
ANALIZY / KOMENTARZE - SAS 1/2025
Kolejne zmiany ustawy o doręczeniach elektronicznych opóźniały w czasie moment, od którego jednostki samorządu terytorialnego będą musiały stosować e-Doręczenia. Pierwotny komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. (opublikowany 7 marca 2023 r.) w sprawie terminu wdrożenia rozwiązań technicznych, niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej jako PURDE) lub publicznej usługi hybrydowej (dalej jako PUH) oraz udostępniania w systemach teleinformatycznych punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym, określający ten termin na dzień 10 grudnia 2023 r., był kilkukrotnie zmieniany i ostatecznie Minister Cyfryzacji ustalił termin wejścia w życie nowych zasad na 1 stycznia 2025 r. (zob. Komunikat Ministra Cyfryzacji z 12 lipca 2024 r.).
Ostatnia nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych z listopada 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1841) nie zmieniła wyznaczonego okresu, Minister również nie zmienił swego komunikatu, gdyż faktycznie nie ma takiej potrzeby, bowiem ustawodawca wprowadził swoisty okres przejściowy, który będzie trwał do 31 grudnia 2025 r. Wprowadzenie okresu przejściowego nie powinno zmylić JST, gdyż obowiązek stosowania nowego systemu doręczeń obowiązuje od 1 stycznia 2025 r., a e-Doręczenia stają się obligatoryjnym, preferowanym systemem doręczeń korespondencji, wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru.
Do 31 grudnia 2025 r. będą istniały obok siebie dwa systemy doręczeń, zarówno ten nowy – oparty o adres do doręczeń elektronicznych, powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczną usługą hybrydową, jak i ten oparty o ePUAP. Zgodnie z art. 8 ustawy o doręczeniach elektronicznych podmiot publiczny jest obowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 u.d.e.). Tym samym wszystkie jednostki publiczne, w tym JST, mają obowiązek doręczać korespondencję wychodzącą z tych jednostek na adresy do doręczeń elektronicznych wpisane do bazy adresów elektronicznych. Wszelkie wątpliwości, od kiedy poszczególne jednostki publiczne (i nie tylko) mają obowiązek stosować nowy system doręczeń, rozwiewa znowelizowany art. 155 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Należy odnaleźć „swoją” jednostkę w tym zestawianiu (art. 155 ust. 1 do 9 u.d.e.) i odnieść to do komunikatu Ministra Cyfryzacji, określającego obowiązek stosowania nowych zasad przez poszczególne jednostki administracji publicznej. JST znalazły się w ust. 6 art. 155 u.d.e. Warto jednak zwrócić uwagę także na ust. 5 tegoż przepisu, który dotyczy m.in. samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, samorządowych instytucji kultury, a także samorządowych osób prawnych, utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych. Zgodnie z ostatnim komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. w sprawie terminu wdrożenia rozwiązań technicznych, niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępniania w systemach teleinformatycznych punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym, podmioty wskazane w art. 155 ust. 1–5 oraz 9 ust. 1 pkt 1–8 ustawy o doręczeniach elektronicznych mają obowiązek stosowania zarówno publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak i publicznej usługi hybrydowej od 1 stycznia 2025 r. Natomiast podmioty określone w art. 155 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych, czyli jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne a także samorządowe zakłady budżetowe, są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dnia 1 stycznia 2025 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r. (co wprost wynika z art. 155 ust. 6 u.d.e.). Ważne zatem jest, w którym ustępie art. 155 ustawy o doręczeniach elektronicznych jest wskazany dany podmiot publiczny, gdyż będzie musiał stosować albo dwie usługi (PURDE i PUH) lub tylko PURDE od 1 stycznia 2025 r. Warto także pamiętać, iż w okresie przejściowym, tj. do dnia 31 grudnia 2025 r., duże praktyczne znaczenie mają art. 158 i 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z art. 158 ust. 1 u.d.e. we wskazanym okresie przejściowym do doręczania przez podmioty publiczne do podmiotów niebędących podmiotami publicznymi, dokonywanego w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, cztery przepisy k.p.a – art. 39, art. 391, art. 40 § 4 i art. 46 § 4–9 – stosuje się w brzmieniu dotychczasowym, tj. w brzmieniu sprzed wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych. Dodając do tego art. 147 ust. 2 i 3 u.d.e., określamy skutki prawne doręczeń pism do organu publicznego przy pomocy ePUAP-u i odpowiedzi na tak złożone pismo, pamiętając o art. 4, 6 oraz 7, 8 u.d.e., ujrzymy zasady doręczeń obowiązujące po 1 stycznia 2025 r. Zgodnie z nimi organ publiczny (w tym JST) ma obowiązek prawny prowadzić wszelkie korespondencje z innymi organami publicznymi na nowe adresy do doręczeń, wpisane do bazy adresów do doręczeń. Jeśli organ takiego adresu nie ma – np. Policja, Sąd – wówczas przesyła korespondencję do takich organów za pomocą ePUAP-u, aż do czasu, gdy te organy zobligowane będą do posiadania adresów do doręczeń elektronicznych. Korespondencja z osobami fizycznymi, jak i przedsiębiorcami, którzy mają aktywne adresy w bazie adresów elektronicznych, musi być prowadzona również przy pomocy nowych zasad. Jeśli podmioty niepubliczne wyślą pismo utrwalone w postaci elektronicznej do pomiotu publicznego za pomocą ePUAP-u, można takim podmiotom odpowiedzieć przy pomocy ePUAP-u, o ile nie posiadają adresu do doręczeń elektronicznych (gdyż wówczas należy im odpowiedzieć na ten adres, pomimo iż podanie wpłynęło przez ePUAP). Jeśli podanie wpłynie do organu w tradycyjnej papierowej formie i wnioskodawca nie posiada adresu do doręczeń, odpowiedź z organu administracji publicznej powinna nastąpić przy pomocy publicznej usługi hybrydowej, o ile jesteśmy zobligowani do jej stosowania (zob. art. 155 ust. 1–5 u.d.e. oraz Komunikat Ministra Cyfryzacji z 12 lipca 2024 r.). JST nie ma obowiązku stosowania PUH-u od 1 stycznia 2025 r., jednakże, jeśli będzie korespondencja prowadzona w ramach postępowania administracyjnego, to wówczas można skorzystać z art. 393 k.p.a. i doręczyć stronie wydruk pisma z systemu teleinformatycznego, bez konieczności odrębnego, własnoręcznego podpisywania takiego pisma. Ustawodawca przewidział w art. 147 ust. 5 u.d.e., iż mogą być w okresie przejściowym, t.j. do dnia 31 grudnia 2025 r., problemy organizacyjne po stronie podmiotów zobligowanych do stosowania nowych zasad, uniemożliwiające doręczenie zgodne z nimi, i wówczas organ nie musi doręczać za pomocą PURDE, jak i PUH-u. Istnienie przesłanek organizacyjnych, uniemożliwiających stosowanie nowych zasad, ocenia nadawca. Decyzja o wystąpieniu przesłanki organizacyjnej jest podejmowana przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną i powinna być realna. Przesłankami takimi mogą być np.:
- czasowa niedostępność narzędzi podmiotu, obsługujących e-Doręczenia – podmiot publiczny nie dysponuje „w danym momencie” odpowiednimi systemami do obsługi doręczeń elektronicznych – chwilowy brak możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego;
- specyfika działalności podmiotu – podmiot może mieć specyficzne potrzeby lub procedury, strukturę, które sprawiają, że doręczenie korespondencji elektronicznej jest niewłaściwe lub niemożliwe;
- konieczność wydania i wysłania dużej ilości korespondencji w krótkim czasie, wynikającym z przepisów (np. decyzje podatkowe);
- brak dostosowania systemów dziedzinowych wewnątrz urzędu lub systemów dziedzinowych dostarczanych przez inne organy (centralne i nadzorcze), jeżeli sprawy są prowadzone w tych systemach.
Warto zauważyć, iż brak wdrożonego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją nie stanowi wystarczającej przesłanki do zastosowania art. 147 ust. 5 u.d.e., gdyż system doręczeń elektronicznych może być także obsługiwany (stosowany) bez EZD.
dr Marcin Adamczyk
adiunkt na Wydziale Prawa i Administracji UWM w Olsztynie
Partner zarządzający działem prawa samorządowego
w Kancelarii Prawnej „AJiP”
