Umowa na zastępstwo a ochrona danych zastępowanego pracownika
PRAWO PRACY - SAS 6 / 2024
Czy w umowie na zastępstwo można wskazywać imię i nazwisko zastępowanego pracownika, a jeśli nie, to w jaki sposób należy zindywidualizować
zastępowanego pracownika, bez wskazywania jego danych?
Umowa o pracę zawierana w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (tzw. umowa na zastępstwo), zgodnie z art. 25 § 1 w zw. z art. 251 § 4 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, z późn. zm.), zwanej dalej „k.p.”, jest typem umowy na czas określony.
Oznacza to, że w treści tej umowy muszą znaleźć się takie informacje, jak przy zwykłych umowach o pracę, określone w art. 29 k.p., tj.: wskazanie stron umowy, rodzaj umowy, data jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, zwłaszcza: rodzaj i miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy – ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy. Wśród informacji, które muszą znaleźć się w umowie o pracę, w tym umowie o pracę na zastępstwo, nie ma danych osobowych (imienia i nazwiska) zastępowanego pracownika.
Zamieszczenie tych danych (imienia i nazwiska zastępowanego pracownika), nie wynika również z żadnego innego przepisu prawa powszechnie obowiązującego, nie spełnia również wymogów wynikających z art. 6 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, 1 z późn.zm.) – RODO. Ma to fundamentalne znaczenie, ponieważ każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych (por. stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych osobowych 10 września 2020 r., Dziennik Gazeta Prawna z 22 października 2020 r.).
Oznacza to, że wystarczające jest wskazanie w umowie, że zawierana jest ona o pracę na zastępstwo innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, bez dalszego uszczegóławiania (wskazania danych zastępowanego pracownika), przy jednoczesnym wskazaniu daty upływu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli jest znana pracodawcy (np. ostatni dzień urlopu związanego z rodzicielstwem, z którego korzysta zastępowany pracownik) albo podaniem jego stanowiska pracy (gdy nie ma wielu identycznych stanowisk pracy) lub wpisaniem numeru identyfikacyjnego, pod jakim pracownik figuruje w systemie kadrowo-płacowym – przy wyższym stanie zatrudnienia, w którym konieczny jest klucz identyfikacyjny, co uniemożliwia osobom trzecim zidentyfikowanie danych osobowych zastępowanego pracownika.
Sławomir Pyźlak
radca prawny
PODSTAWA PRAWNA:
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, z późn. zm.),
– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, 1 z późn.zm.).
