AI w urzędzie: fakty i mity

CYFRYZACJA I AI W SAMORZĄDACH - SAS 5 / 2026

Samorządy coraz śmielej sięgają po narzędzia oparte na sztucznej inteligencji. Część z nich już je wdrożyła, część testuje, a wiele wciąż zwleka z decyzją. Trwa okres przygotowywania budżetów na kolejny rok, więc to dobry moment, by uporządkować obawy. Często wynikają one z braku doświadczenia we wdrażaniu narzędzi opartych o sztuczną inteligencję, a nie z analizy przepisów.

Czy AI zabierze pracę urzędnikom?

MIT: AI zastąpi urzędników.
FAKT: AI przejmie część rutynowych czynności, a odpowiedzialność za decyzje pozostanie po stronie człowieka.

Każda rewolucja przemysłowa budziła obawy o miejsca pracy. Część stanowisk znikała, ale powstawały nowe, zwykle liczniejsze. Dlatego pytanie nie brzmi, czy AI zabierze pracę urzędnikom, ale czy za kilka lat urzędnik będzie mógł efektywnie pracować bez takiego wsparcia. Tak jak dziś trudno wyobrazić sobie urzędnika z liczydłem, tak za 2–3 lata analiza dokumentów i przygotowywanie pism mogą być trudne bez wsparcia AI.

Już dziś tam, gdzie jest stosowana, AI wspiera czynności odtwórcze: porządkowanie akt, streszczanie dokumentów, wyszukiwanie orzecznictwa, przygotowanie pierwszego szkicu pisma. Urzędnik zyskuje czas na rozmowę z mieszkańcami i ocenę okoliczności niestandardowych spraw. Decyzję w sprawie administracyjnej nadal podejmuje i podpisuje człowiek, który odpowiada za jej treść. AI przygotowuje materiał, a urzędnik go weryfikuje.

AI nie jest nieomylna. Czy to powód, by z niej nie korzystać?

MIT: skoro AI się myli, nie wolno jej używać.
FAKT: błędy trzeba kontrolować, a zakaz bez kontroli niczego nie zmienia.

Człowiek też się myli. AI popełnia błędy innego rodzaju, dlatego jej wyniki zawsze wymagają weryfikacji. Groźniejsze od samych błędów są dwie skrajności: ślepe zaufanie oraz zakaz, który jest fikcją. Pracownicy często korzystają z ogólnodostępnych narzędzi niezależnie od tego, czy urząd podpisał jakąkolwiek umowę. To właśnie uniwersalne czatboty konwersacyjne są szczególnie podatne na halucynacje.

Aby ograniczyć to ryzyko, warto sięgać po platformy specjalistyczne, przeznaczone do pracy z dokumentami i pismami formalnymi. Opierają się one na dokumentach źródłowych, dzięki czemu halucynują rzadziej, choć nie da się wykluczyć błędów całkowicie. Profesjonalni dostawcy powinni też zawierać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Bez niej urząd nie wie, gdzie trafiają dane mieszkańców ani kto za nie odpowiada. Brak formalnego wdrożenia nie oznacza więc braku ryzyka, tylko brak kontroli nad nim.

Czy dane muszą zostać w UE albo na serwerze urzędu?

MIT: RODO wymaga przetwarzania danych wyłącznie w Polsce lub w UE.
FAKT: RODO reguluje transfer poza EOG, ale go nie zakazuje.

Żaden przepis RODO nie ustanawia generalnego wymogu przetwarzania danych urzędu wyłącznie w Polsce, w UE czy w EOG. Rozdział V RODO (art. 44–50) reguluje przekazywanie danych poza EOG. Jest ono dopuszczalne, gdy opiera się na jednej z przewidzianych podstaw: decyzji o adekwatności, standardowych klauzulach umownych albo wiążących regułach korporacyjnych. W przypadku standardowych klauzul należy ocenić, czy w państwie trzecim dane będą rzeczywiście chronione. Te podstawy istnieją i są stosowane w praktyce zarówno przez globalnych dostawców AI, jak i współpracujących z nimi pośredników.

Wymaganie „tylko EOG” nie jest więc realizacją obowiązku prawnego. Urząd może je postawić, ale jak każde wymaganie zawężające krąg wykonawców, powinno ono wynikać z udokumentowanej analizy ryzyka dla konkretnego przedmiotu zamówienia i być proporcjonalne do jego celu. Urzędy muszą też uwzględnić przepisy o cyberbezpieczeństwie i korzystaniu z usług chmurowych w sektorze publicznym. RODO nie jest jedynym źródłem wymogów.

Czy należy żądać od dostawcy zerowej retencji danych?

MIT: dostawca powinien natychmiast usuwać wszystkie dane.
FAKT: RODO mówi o ograniczeniu przechowywania, a nie o natychmiastowym usuwaniu.

RODO nie zna pojęcia zero data retention. Zna zasadę ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e): dane przechowuje się nie dłużej, niż to niezbędne. Zna też obowiązek podmiotu przetwarzającego z art. 28 ust. 3 lit. g: po zakończeniu świadczenia usług ma on, według decyzji administratora, usunąć lub zwrócić dane. Nie wymaga to usunięcia w chwili przetworzenia.

Tryby zero data retention oferowane przez część dostawców są realnym zobowiązaniem umownym, ale ich zakres jest węższy, niż sugeruje nazwa. Zwykle poza „zerowaniem” pozostają logi bezpieczeństwa, kopie zapasowe oraz przetwarzanie wymuszone przepisami prawa. Kopie zapasowe istnieją w praktyce niemal zawsze, bo wymaga ich zapewnienie dostępności i odporności systemów (art. 32 RODO). Rzadko który globalny dostawca buduje osobną architekturę dla pojedynczego kontraktu z jedną gminą.

Co urząd może realnie uzyskać? Polityki retencji dla procesu przetwarzania, wykaz punktów końcowych objętych ograniczeniem przechowywania i oświadczenie o wyjątkach ustawowych. To dokumenty wykonalne. Obietnica pełnego, literalnego zerowania danych nie jest.

Czy AI Act obowiązuje także urzędy?

MIT: AI Act dotyczy tylko producentów technologii.
FAKT: obowiązuje również tych, którzy z AI korzystają.

Urząd korzystający z systemów AI jest ich użytkownikiem w rozumieniu AI Act (podmiotem stosującym). Od 2 lutego 2025 r. obowiązuje art. 4 tego rozporządzenia. Po zmianach wprowadzonych przez Digital Omnibus dostawcy i podmioty stosujące mają podejmować środki wspierające rozwój kompetencji personelu i innych osób korzystających z systemów AI w ich imieniu. Przepis nie wymaga certyfikatu ani konkretnego kursu, ale w praktyce warto dokumentować szkolenia i wewnętrzne zasady korzystania z AI. Dotyczy to także pracowników używających ogólnodostępnych czatbotów do celów służbowych. Dlatego szkolenia warto planować razem z wdrożeniem narzędzi.

Od czego zacząć rozmowy z dostawcą AI?

Nie od zakupu, lecz od pytań do dostawcy. Przykładowa lista kontrolna:

1. Na jakiej podstawie odbywa się przetwarzanie i ewentualny transfer danych?
2. Czy dostawca zawrze umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych?
3. Czy wdrożył normy i posiada certyfikaty, np. ISO 27001, 27701, 42001?
4. Czy jego działalność jest objęta ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej?
5. Czy wdrożył już AI w urzędach i w jakiej skali?
6. Jakie są zasady retencji danych, w tym logów i kopii zapasowych?
7. Przed wdrożeniem należy ustalić wewnętrzne zasady korzystania z AI i przeszkolić pracowników.

Na początek wystarczą rozwiązania wdrażane punktowo, takie jak analiza dokumentów czy szkice pism. Nie wymagają one transformacji całej organizacji. Wydatek na dostęp do narzędzi AI warto uwzględnić już w budżecie na kolejny rok.

Za kilka lat nie będziemy pytać, czy urząd powinien korzystać z AI, tylko dlaczego tak słabo wykorzystuje tę technologię. Warto, żeby odpowiedź nie brzmiała: „bo wierzyliśmy w mity”.

Piotr Guział
prezes zarządu LOGiT sp. z o.o.,
twórcy platformy AI LOGiT FLOW
były burmistrz i radny Ursynowa i Warszawy